Politique de confidentialité

1. Introduction

QuartoVerde GmbH, dont le siège se situe Sinserstrasse 65, 6330 Cham, Suisse, (« nous », « notre » ou « nos ») fournit un système de gestion d'établissement (PMS) appelé LodgeHog (le « Service ») aux hôtels et autres prestataires d'hébergement (les « Hôtels », « vous » ou « votre »). Cette politique de confidentialité explique comment nous collectons, utilisons, divulguons et protégeons les informations lorsque vous utilisez notre Service, et lorsque nous traitons des informations concernant vos clients (les « Clients ») en votre nom.

Nous nous engageons à protéger la confidentialité de nos clients (les Hôtels) ainsi que de leurs Clients. Cette politique décrit nos pratiques et vos choix concernant vos informations et celles de vos Clients.

2. Informations que nous collectons

Nous collectons deux grandes catégories d'informations :

a) Informations sur les Hôtels (nos clients) :

Lorsque vous vous inscrivez et utilisez notre Service, nous pouvons collecter les informations suivantes vous concernant, vous et votre entreprise :

Informations de contact : Nom, adresse e-mail, numéro de téléphone, adresse physique, adresse de facturation.
Informations de compte : Nom d'utilisateur et mot de passe, que nous ne conservons que sous forme hachée.
Informations de paiement : Coordonnées de facturation et historique des paiements. Les données de carte sont saisies directement auprès de notre prestataire de paiement, Stripe, et ne sont jamais conservées par nous.
Informations sur l'hôtel : Nom de l'hôtel, adresse, coordonnées, détails de l'établissement, types de chambres, tarifs et autres informations nécessaires au fonctionnement du PMS.
Données d'utilisation : Informations sur votre utilisation du Service, y compris les horaires de connexion, les fonctionnalités utilisées et les interactions avec la plateforme.
Données de support : Informations que vous fournissez lorsque vous contactez notre équipe de support client.
Données publicitaires : Si vous arrivez sur notre site via une publicité en ligne, l'identifiant de ce clic publicitaire (comme le gclid de Google), qui est enregistré avec votre compte lors de votre inscription.

b) Informations sur les Clients (traitées pour le compte des Hôtels) :

Dans le cadre de la fourniture du Service, nous traitons des informations sur vos Clients en votre nom. Vous, en tant qu'Hôtel, êtes le responsable du traitement de ces données, et nous en sommes le sous-traitant. Ces informations peuvent inclure :

Données d'identification du Client : Nom complet, date de naissance, sexe, nationalité, détails du passeport ou de la carte d'identité, adresse.
Informations de contact : Adresse e-mail, numéro de téléphone.
Informations de réservation : Dates de check-in/check-out, type de chambre, numéro de chambre, nombre de clients, tarifs, demandes spéciales.
Informations de paiement : Détails de carte de paiement (traités de manière sécurisée et pouvant être tokenisés).
Historique des séjours : Informations sur les séjours passés dans votre Hôtel.
Communications : Enregistrements des communications entre le Client et l'Hôtel via le PMS.

3. Comment nous utilisons les informations

a) Informations sur les Hôtels :

Nous utilisons les informations sur les Hôtels pour :

Fournir et maintenir le Service : Créer et gérer votre compte, traiter les paiements, fournir un support client et assurer le bon fonctionnement du PMS.
Améliorer le Service : Analyser les tendances d'utilisation, identifier les axes d'amélioration et développer de nouvelles fonctionnalités.
Mesurer notre publicité : Savoir lesquelles de nos publicités amènent des clients qui s'inscrivent, utilisent le Service et s'abonnent, comme décrit à la section 4.
Communiquer avec vous : Envoyer des avis importants, des mises à jour, des offres promotionnelles et répondre à vos demandes.
Respecter les obligations légales : Satisfaire aux exigences légales et réglementaires.

Nous le faisons pour exécuter notre contrat avec vous, pour respecter nos obligations légales, comme la tenue de la comptabilité, et, pour améliorer le Service, mesurer notre publicité et envoyer des messages promotionnels, sur la base de notre intérêt légitime à exploiter et développer notre activité.

b) Informations sur les Clients :

Nous utilisons les informations des Clients uniquement selon vos instructions (en tant qu'Hôtel) pour :

Faciliter les réservations : Gérer les réservations, attribuer les chambres, traiter les paiements et générer les confirmations de réservation.
Faciliter les opérations de l'Hôtel : Vous fournir des outils pour gérer les check-in, les check-out, les demandes des clients, la facturation et les autres opérations hôtelières essentielles.
Améliorer l'expérience client : Vous permettre de personnaliser les interactions avec les clients et de fournir un meilleur service.

Nous traitons les informations des Clients en tant que votre sous-traitant, selon les conditions de traitement des données de l'article 10 de nos Conditions d'utilisation. En tant que responsable du traitement, il vous appartient de disposer d'une base légale pour ce traitement et d'informer vos Clients.

4. Comment nous partageons les informations

a) Informations sur les Hôtels :

Prestataires de services tiers : Nous partageons des informations avec des prestataires de services qui les traitent pour notre compte et sont tenus par contrat de les protéger : Google Cloud (hébergement et base de données, États-Unis), Cloudflare (stockage et diffusion de fichiers), SendGrid (envoi d'e-mails, États-Unis), Stripe (paiement des abonnements), PostHog (analyse produit, Union européenne) et Sentry (suivi des erreurs, Union européenne).
Partenaires publicitaires : Lorsque vous vous inscrivez, lorsque vous ajoutez des réservations au cours de votre première semaine et lorsque vous souscrivez un abonnement, nous envoyons à Google (Google Ads) et à OpenAI (OpenAI Ads) l'identifiant du clic publicitaire, le cas échéant, une version hachée de votre adresse e-mail et de votre numéro de téléphone, ainsi que le type et la valeur de l'événement. Le hachage (SHA-256) transforme votre adresse e-mail et votre numéro de téléphone en codes à partir desquels ils ne peuvent pas être reconstitués, mais que ces fournisseurs peuvent rapprocher des comptes qu'ils connaissent déjà. Nous envoyons ces données uniquement pour qu'ils puissent nous indiquer lesquelles de nos publicités amènent des clients, et nous demandons à Google de ne pas les utiliser pour de la publicité personnalisée. Leur utilisation de ces données est régie par les Règles de confidentialité de Google et la Politique de confidentialité d'OpenAI.
Exigences légales : Nous pouvons divulguer des informations si la loi l'exige, par exemple en réponse à une citation à comparaître, une décision de justice ou une demande gouvernementale.
Transferts d'entreprise : En cas de fusion, d'acquisition ou de vente de tout ou partie de nos actifs, vos informations pourront être transférées dans le cadre de la transaction. Nous vous informerons de tout transfert de ce type et des choix qui s'offrent à vous.

b) Informations sur les Clients :

Avec l'Hôtel : Nous partageons les informations des Clients avec vous (l'Hôtel) dans la mesure nécessaire pour fournir le Service et vous permettre de gérer vos opérations et vos relations avec les clients.
Nos sous-traitants ultérieurs : Pour faire fonctionner le Service, les informations des Clients sont traitées par Google Cloud (hébergement et base de données, États-Unis), Cloudflare (stockage de fichiers), SendGrid (envoi d'e-mails, États-Unis) et Sentry (suivi des erreurs, Union européenne). Si vous utilisez le chatbot IA, les messages des Clients sont également traités par OpenAI et Google (modèles de langage IA, États-Unis) et, pour les conversations WhatsApp, par Meta. Si vous utilisez notre gestionnaire de canaux, les réservations sont échangées avec Channex et les canaux de vente que vous connectez.
Prestataires de services tiers (sur instruction de l'Hôtel) : Nous pouvons partager les informations des Clients avec des prestataires de services tiers que vous intégrez au PMS, tels que des gestionnaires de canaux, des passerelles de paiement ou des plateformes d'automatisation marketing. Nous ne le faisons que sur vos instructions et sous votre responsabilité, à charge pour vous de vous assurer que ces prestataires respectent les lois sur la protection des données.
Autorités (sur instruction de l'Hôtel) : Lorsque vous l'activez, nous transmettons en votre nom des informations sur les Clients et les factures aux autorités, comme le système brésilien d'enregistrement des voyageurs (FNRH) et la facturation électronique municipale des services (NFS-e).
Exigences légales : Nous pouvons divulguer les informations des Clients si la loi l'exige, comme indiqué ci-dessus.
Données agrégées ou anonymisées : Nous pouvons partager des données agrégées ou anonymisées sur les Clients, qui ne permettent pas d'identifier des individus, à des fins analytiques ou statistiques. Ces données ne sont pas considérées comme des données personnelles.

5. Cookies et technologies similaires

Nos sites web et le Service utilisent des cookies et des technologies similaires, de petits fichiers stockés dans votre navigateur, aux fins suivantes :

Essentiels : Vous garder connecté, protéger les formulaires contre la falsification et mémoriser votre langue. Le Service ne fonctionne pas sans eux.
Mesure d'audience : PostHog, hébergé dans l'Union européenne, enregistre la manière dont les visiteurs utilisent nos sites web et le Service, afin que nous puissions les améliorer.
Publicité : Google Ads (via Google Tag Manager) et OpenAI Ads enregistrent la publicité qui vous a amené sur notre site, afin qu'une inscription ou un abonnement ultérieur puisse lui être attribué.
Pages de réservation : Les Hôtels peuvent ajouter leurs propres balises, comme Google Ads ou le Meta Pixel, à leurs pages de réservation. Chaque Hôtel est responsable des balises qu'il ajoute.

Vous pouvez bloquer ou supprimer les cookies dans les paramètres de votre navigateur. Le blocage des cookies de mesure d'audience et de publicité n'affecte pas le Service.

6. Sécurité des données

Nous mettons en œuvre des mesures de sécurité techniques et organisationnelles appropriées pour protéger les informations des Hôtels et des Clients contre tout accès, utilisation, divulgation, altération ou destruction non autorisés. Ces mesures comprennent :

Chiffrement : Les données sont chiffrées en transit et au repos.
Contrôles d'accès : L'accès aux informations est limité au personnel autorisé.
Infrastructure et mises à jour : Le Service fonctionne sur une infrastructure cloud gérée, nous maintenons à jour les dépendances de notre logiciel et nous surveillons le Service pour détecter les erreurs.
Notification des violations : Si une violation de données touche vos informations ou celles de vos Clients, nous vous en informerons dans les meilleurs délais.

7. Conservation des données

Informations sur l'hôtel : Nous conservons les informations des Hôtels tant que votre compte est actif, et les supprimons dans les 90 jours suivant la fermeture de votre compte. Nous conservons les pièces de facturation et comptables pendant 10 ans, comme l'exige le droit suisse, ainsi que tout ce dont nous avons besoin pour un litige en cours jusqu'à sa résolution.
Informations sur les Clients : Tant que votre compte est actif, nous conservons les informations des Clients aussi longtemps que vous les gardez dans le PMS : c'est donc vous qui décidez de cette durée. Nous les supprimons dans les 90 jours suivant la fermeture de votre compte, sauf si la loi nous oblige à les conserver plus longtemps.

8. Vos droits et choix (Hôtels et Clients)

a) Hôtels :

Accès et mise à jour : Vous pouvez accéder à vos informations de compte et les mettre à jour via le PMS.
Rectification, effacement et limitation : Vous pouvez nous demander de rectifier des informations inexactes, d'effacer celles dont nous n'avons plus besoin ou de limiter l'usage que nous en faisons, sous réserve des durées de conservation de la section 7.
Portabilité des données : Vous pouvez demander une copie de vos données dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine.
Opposition à la mesure publicitaire : Vous pouvez vous opposer à tout moment à l'utilisation de vos données pour mesurer notre publicité, comme décrit à la section 4, en nous contactant.
Messages promotionnels : Vous pouvez nous demander à tout moment de cesser de vous envoyer des messages promotionnels.
Fermeture de compte : Vous pouvez fermer votre compte à tout moment.
Réclamations : Si vous estimez que nous traitons vos informations de manière illicite, vous pouvez introduire une réclamation auprès d'une autorité de protection des données, comme le Préposé fédéral à la protection des données et à la transparence (PFPDT) en Suisse, l'autorité de votre pays de l'UE (en France, la CNIL) ou l'Autorité nationale de protection des données du Brésil (ANPD).

b) Clients :

Droits des Clients : Les Clients disposent de certains droits concernant leurs données personnelles en vertu des lois applicables en matière de protection des données (comme la loi fédérale suisse sur la protection des données, le RGPD et la LGPD brésilienne). Ces droits peuvent inclure le droit d'accès, de rectification, d'effacement, de limitation du traitement, de portabilité des données et le droit d'opposition au traitement.
Exercice des droits : Les Clients doivent adresser toute demande d'exercice de leurs droits à l'Hôtel auprès duquel ils ont réservé, l'Hôtel étant le responsable du traitement. Si un Client nous contacte directement, nous transmettons sa demande à l'Hôtel et aidons l'Hôtel à y répondre conformément à la loi.

9. Transferts internationaux de données

Nous sommes établis en Suisse, et le Service est hébergé aux États-Unis (Google Cloud). Certains des prestataires cités à la section 4 traitent également des données aux États-Unis ou dans d'autres pays. Pour les transferts depuis la Suisse, l'Espace économique européen ou le Royaume-Uni vers des pays n'offrant pas un niveau de protection adéquat, nous nous appuyons sur le Cadre de protection des données UE-États-Unis et ses extensions suisse et britannique lorsque le destinataire est certifié, et à défaut sur des clauses contractuelles types. Pour les données provenant du Brésil, nous nous appuyons sur les mécanismes de transfert autorisés par la LGPD.

10. Confidentialité des mineurs

Le Service s'adresse aux entreprises et n'est pas destiné aux enfants, et nos sites ne collectent pas sciemment d'informations auprès d'enfants. Les Hôtels peuvent enregistrer des informations sur des Clients mineurs, comme des enfants voyageant en famille, que nous traitons pour le compte de l'Hôtel comme toute autre information sur les Clients.

11. Modifications de cette politique de confidentialité

Nous pouvons mettre à jour cette politique de confidentialité de temps à autre. Nous vous informerons de toute modification importante en publiant la nouvelle politique de confidentialité sur notre site web ou via le Service. Nous vous conseillons de consulter régulièrement cette politique de confidentialité pour prendre connaissance des éventuelles modifications.

12. Nous contacter

QuartoVerde GmbH, Sinserstrasse 65, 6330 Cham, Suisse, est responsable des traitements décrits dans cette politique, à l'exception des informations des Clients, que nous traitons pour le compte des Hôtels. Pour toute question sur cette politique ou pour exercer vos droits, écrivez-nous à [email protected].