Politique de confidentialité

Dernière mise à jour : 21 janvier 2025

1. Introduction

QuartoVerde GmbH, dont le siège se situe Sinserstrasse 65, 6330 Cham, Suisse, (« nous », « notre » ou « nos ») fournit un système de gestion d'établissement (PMS) appelé LodgeHog (le « Service ») aux hôtels et autres prestataires d'hébergement (les « Hôtels », « vous » ou « votre »). Cette politique de confidentialité explique comment nous collectons, utilisons, divulguons et protégeons les informations lorsque vous utilisez notre Service, et lorsque nous traitons des informations concernant vos clients (les « Clients ») en votre nom.

Nous nous engageons à protéger la confidentialité de nos clients (les Hôtels) ainsi que de leurs Clients. Cette politique décrit nos pratiques et vos choix concernant vos informations et celles de vos Clients.

2. Informations que nous collectons

Nous collectons deux grandes catégories d'informations :

a) Informations sur les Hôtels (nos clients) :

Lorsque vous vous inscrivez et utilisez notre Service, nous pouvons collecter les informations suivantes vous concernant, vous et votre entreprise :

  • Informations de contact : Nom, adresse e-mail, numéro de téléphone, adresse physique, adresse de facturation.
  • Informations de compte : Nom d'utilisateur, mot de passe, questions de sécurité.
  • Informations de paiement : Détails de carte de crédit, informations de compte bancaire (traités via un prestataire de paiement tiers sécurisé).
  • Informations sur l'hôtel : Nom de l'hôtel, adresse, coordonnées, détails de l'établissement, types de chambres, tarifs et autres informations nécessaires au fonctionnement du PMS.
  • Données d'utilisation : Informations sur votre utilisation du Service, y compris les horaires de connexion, les fonctionnalités utilisées et les interactions avec la plateforme.
  • Données de support : Informations que vous fournissez lorsque vous contactez notre équipe de support client.
b) Informations sur les Clients (traitées pour le compte des Hôtels) :

Dans le cadre de la fourniture du Service, nous traitons des informations sur vos Clients en votre nom. Vous, en tant qu'Hôtel, êtes le responsable du traitement de ces données, et nous en sommes le sous-traitant. Ces informations peuvent inclure :

  • Données d'identification du Client : Nom complet, date de naissance, sexe, nationalité, détails du passeport ou de la carte d'identité, adresse.
  • Informations de contact : Adresse e-mail, numéro de téléphone.
  • Informations de réservation : Dates de check-in/check-out, type de chambre, numéro de chambre, nombre de clients, tarifs, demandes spéciales.
  • Informations de paiement : Détails de carte de paiement (traités de manière sécurisée et pouvant être tokenisés).
  • Historique des séjours : Informations sur les séjours passés dans votre Hôtel.
  • Informations sur le programme de fidélité : Le cas échéant, numéro d'adhésion et détails associés.
  • Communications : Enregistrements des communications entre le Client et l'Hôtel via le PMS.

3. Comment nous utilisons les informations

a) Informations sur les Hôtels :

Nous utilisons les informations sur les Hôtels pour :

  • Fournir et maintenir le Service : Créer et gérer votre compte, traiter les paiements, fournir un support client et assurer le bon fonctionnement du PMS.
  • Améliorer le Service : Analyser les tendances d'utilisation, identifier les axes d'amélioration et développer de nouvelles fonctionnalités.
  • Communiquer avec vous : Envoyer des avis importants, des mises à jour, des offres promotionnelles et répondre à vos demandes.
  • Respecter les obligations légales : Satisfaire aux exigences légales et réglementaires.
b) Informations sur les Clients :

Nous utilisons les informations des Clients uniquement selon vos instructions (en tant qu'Hôtel) pour :

  • Faciliter les réservations : Gérer les réservations, attribuer les chambres, traiter les paiements et générer les confirmations de réservation.
  • Faciliter les opérations de l'Hôtel : Vous fournir des outils pour gérer les check-in, les check-out, les demandes des clients, la facturation et les autres opérations hôtelières essentielles.
  • Améliorer l'expérience client : Vous permettre de personnaliser les interactions avec les clients et de fournir un meilleur service.

4. Comment nous partageons les informations

a) Informations sur les Hôtels :
  • Prestataires de services tiers : Nous pouvons partager des informations avec des prestataires de services tiers de confiance qui nous aident à fournir le Service, tels que des prestataires de paiement, d'hébergement, de messagerie et d'analyse. Ces prestataires sont tenus par des obligations contractuelles de protéger vos informations.
  • Exigences légales : Nous pouvons divulguer des informations si la loi l'exige, par exemple en réponse à une citation à comparaître, une décision de justice ou une demande gouvernementale.
  • Transferts d'entreprise : En cas de fusion, d'acquisition ou de vente de tout ou partie de nos actifs, vos informations pourront être transférées dans le cadre de la transaction. Nous vous informerons de tout transfert de ce type et des choix qui s'offrent à vous.
b) Informations sur les Clients :
  • Avec l'Hôtel : Nous partageons les informations des Clients avec vous (l'Hôtel) dans la mesure nécessaire pour fournir le Service et vous permettre de gérer vos opérations et vos relations avec les clients.
  • Prestataires de services tiers (sur instruction de l'Hôtel) : Nous pouvons partager les informations des Clients avec des prestataires de services tiers que vous intégrez au PMS, tels que des gestionnaires de canaux, des passerelles de paiement ou des plateformes d'automatisation marketing. Nous ne le faisons que sur vos instructions et sous votre responsabilité, à charge pour vous de vous assurer que ces prestataires respectent les lois sur la protection des données.
  • Exigences légales : Nous pouvons divulguer les informations des Clients si la loi l'exige, comme indiqué ci-dessus.
  • Données agrégées ou anonymisées : Nous pouvons partager des données agrégées ou anonymisées sur les Clients, qui ne permettent pas d'identifier des individus, à des fins analytiques ou statistiques. Ces données ne sont pas considérées comme des données personnelles.

5. Sécurité des données

Nous mettons en œuvre des mesures de sécurité techniques et organisationnelles appropriées pour protéger les informations des Hôtels et des Clients contre tout accès, utilisation, divulgation, altération ou destruction non autorisés. Ces mesures comprennent :

  • Chiffrement : Les données sont chiffrées en transit et au repos.
  • Contrôles d'accès : L'accès aux informations est limité au personnel autorisé.
  • Évaluations de sécurité régulières : Nous effectuons régulièrement des évaluations de sécurité et des analyses de vulnérabilité.
  • Plan de réponse aux violations de données : Nous disposons d'un plan pour répondre à toute violation de données et en atténuer l'impact.

6. Conservation des données

  • Informations sur l'hôtel : Nous conservons les informations sur les Hôtels aussi longtemps que vous maintenez un compte actif et dans la mesure nécessaire pour respecter nos obligations légales, résoudre les litiges et faire appliquer nos accords.
  • Informations sur les Clients : Nous conservons les informations des Clients aussi longtemps que vous nous l'indiquez (en tant qu'Hôtel) ou selon les exigences légales applicables. Vous êtes responsable de la définition de vos propres politiques de conservation des données au sein du PMS.

7. Vos droits et choix (Hôtels et Clients)

a) Hôtels :
  • Accès et mise à jour : Vous pouvez accéder à vos informations de compte et les mettre à jour via le PMS.
  • Portabilité des données : Vous pouvez demander une copie de vos données dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine.
  • Fermeture de compte : Vous pouvez fermer votre compte à tout moment.
b) Clients :
  • Droits des Clients : Les Clients disposent de certains droits concernant leurs données personnelles en vertu des lois applicables en matière de protection des données (par exemple, le RGPD, le CCPA). Ces droits peuvent inclure le droit d'accès, de rectification, d'effacement, de limitation du traitement, de portabilité des données et le droit d'opposition au traitement.
  • Exercice des droits : Les Clients doivent adresser toute demande d'exercice de leurs droits à l'Hôtel auprès duquel ils ont réservé, celui-ci étant le responsable du traitement. Nous vous aiderons à répondre à ces demandes conformément à la loi.

8. Transferts internationaux de données

Si nous transférons des données personnelles en dehors de l'Espace économique européen (EEE) ou d'autres régions soumises à des exigences spécifiques en matière de transfert de données, nous veillerons à mettre en place des garanties appropriées, telles que des clauses contractuelles types ou d'autres mécanismes de transfert approuvés, conformément à la loi.

9. Confidentialité des mineurs

Notre Service n'est pas destiné aux mineurs de moins de 18 ans. Nous ne collectons pas sciemment d'informations personnelles auprès de mineurs. Si vous pensez que nous avons collecté des informations concernant un mineur sans le consentement parental, veuillez nous contacter immédiatement.

10. Modifications de cette politique de confidentialité

Nous pouvons mettre à jour cette politique de confidentialité de temps à autre. Nous vous informerons de toute modification importante en publiant la nouvelle politique de confidentialité sur notre site web ou via le Service. Nous vous conseillons de consulter régulièrement cette politique de confidentialité pour prendre connaissance des éventuelles modifications.